東莞貨代進出口操作流程

訂艙

1.客戶向貨代訂艙(訂艙必須顯示：托運人/發(fā)貨人、船公司/船名/航次或船期、起運港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型、柜量、運費條款、托運人的簽字、蓋章)

2.客服人員收到訂艙單后，需確認訂單

到付貨FOB/EXW/FCA：跟國外確認

預付貨：Sales(預付貨)跟客戶核對運價，在確認后由Sales在訂艙單上簽字確認，然后再根據(jù)自編的S/O號向相應船公司訂艙。

3.客服人員需跟船公司確認艙位。訂艙完畢后，客服人員應及時將資料輸入公司內(nèi)部系統(tǒng)

4.制作對應的操作通知單，注明與訂艙信息相符的信息，發(fā)送給客戶，以便客戶安排好貨物及單據(jù)的遞送。

進倉：進倉通知單

拖卡：拖卡裝箱通知單

自拉自報：自拉自報協(xié)議書

*EXW/FCA：由客人提供提貨通知書，貨代安排車隊去提貨送倉

進倉、拖車、自拉自報→報關(guān)

1.客戶行為

①進倉：

客戶收到進倉通知單后，在確認內(nèi)附信息無誤可以進倉后，需按照進倉單上的時間地址準時進倉。報關(guān)資料需在規(guī)定時間內(nèi)寄送到貨代處，以便貨代安排報關(guān)。

②拖卡：

客戶如需貨代安排拖卡報關(guān)，需在接收到貨代提供的拖卡裝箱通知單后進行確認，如確認無誤后需將安排拖卡的相關(guān)信息(拖卡時間、地點、聯(lián)系人、裝箱數(shù)據(jù))正確無誤地補充到通知單內(nèi)，回傳給貨代。同時，需將報關(guān)資料準備齊全在貨代規(guī)定的時間內(nèi)寄送到位。

③自拉自報：

客戶如需自拉自報，請在確認好貨代提供的自拉自報協(xié)議書上的相關(guān)訂艙及費用信息后，將自拉自報協(xié)議書簽名蓋公章先掃描回傳貨代，再在收到貨代關(guān)于船公司已放艙的通知后，憑自拉自報協(xié)議書正本簽字蓋章原件到貨代處領(lǐng)取箱單后自行安排裝箱進港，并在船公司規(guī)定的截單時間內(nèi)告知箱封號等信息給到貨代。另報關(guān)也由客戶自行安排其他貨代或報關(guān)行進行辦理。

2.貨代行為

①進倉：

在客戶貨單均到的情況下安排出運：整柜貨，通知倉庫提箱裝箱安排進港，接收倉庫提供的箱封號進行截單;拼箱貨，轉(zhuǎn)交客服進行拼箱信息(順序、箱型、是否安排裝箱等)確認，通知倉庫進行提箱裝箱進港，接收倉庫提供的箱封號進行截單。報關(guān)資料移送報關(guān)行進行審單，告知預安排報關(guān)時間。

*貨代確認客戶到單到貨情況須知：

⑴貨物進倉情況：

已入倉：

需確認貨物與客人訂艙數(shù)據(jù)是否相符，跟倉庫確認貨物是否有存在破損變形油污等情況。如有發(fā)生破損等情況，需跟客戶確認。確認能出運的，需讓客戶提供相應的保函;不能出運的，請配合客戶進行返工行為。(到付貨FOB原則上需跟國外進行確認是否能出運，預付貨需跟客戶進行確認)

未入倉：

需立刻跟客戶進行確認是否出運，如仍需出運，需告知客戶最晚截止送單送貨時間。同時通知客服，由客服來確認是否等該客戶的貨。

⑵報關(guān)資料接收情況：

已接收：

做好登記、整理、存檔工作，與客戶訂艙的信息進行基本數(shù)據(jù)核實，并查看資料是否齊全。提前移交至報關(guān)行進行審單(尤其是需要進行商檢的單子，需提早交到報關(guān)行進行商檢換單)

未接收：

需立刻跟客戶進行確認單據(jù)寄送到位的時間，并確認是否有商檢等特殊情況。如無法在規(guī)定時間內(nèi)寄送到，應由客戶提供正確完整的掃描件到我司，正本在報關(guān)日當天之前務(wù)必送到報關(guān)行。

②拖卡：

在收到客戶回傳的拖卡裝箱通知書后，根據(jù)客戶提供的信息以及所安排船期的截單進港時間通知合作車隊安排提箱、拖卡裝箱、進港等操作。并在車隊進行安排后告知客戶前往拖卡的車隊信息以便客戶進行核對。在車隊提到箱子后，貨代根據(jù)車隊提供的箱封號等信息進行截單。

報關(guān)資料移送報關(guān)行進行審單，告知預安排報關(guān)時間。

③自拉自報：

貨代只需根據(jù)客戶提供的艙單信息進行截單，在船公司規(guī)定的截單時間內(nèi)將內(nèi)容填寫完整且正確的艙單發(fā)給船公司，并確保船公司已接收。

報關(guān)事項由客戶自行安排。

單證確認→費用→簽單→歸檔

1.單證確認：

在客戶到單到貨并且已有初步出運信息后，貨代單證需根據(jù)客戶之前提供的訂單進行提單相關(guān)信息錄入工作，及時發(fā)送至客戶進行確認，直到確認完畢。

注：簽單后客戶要求修改提單，貨代需視情況加收費用。

2.費用：

確認出運后，貨代需制作費用，發(fā)送到客戶處由客戶進行確認開票事宜。在客戶確認后，貨代開具發(fā)票寄送至客戶以便其付款買單。特殊費用的需跟客服/Sales進行確認。

3.簽單

①貨代提單：

貨代在跟船公司確認好離港信息后，單證需將確認完畢的提單簽出，在客服確認無誤并且簽字后上交財務(wù)保管。財務(wù)在確認收到客戶付款后將提單蓋章后，將提單退到單證手中，由單證寄送給客人或幫客戶安排電放。

注：客戶要求電放的提單需收到客戶提供的電放保函正本、電放費和提單正本后方能安排電放

②海運提單：

海運提單由船公司簽出，貨代在收到船公司的海運提單后：正本提單，需將其中一正一副留底歸檔，剩下兩正兩副需正本寄出到國外代理;電放提單，需出具電放保函到船公司以便船公司安排電放給貨代;Seaway bill，只需將seaway bill跟貨代提單一起歸檔轉(zhuǎn)交客服進行下一步操作即可。

4.歸檔

客服在收到船公司的海單文件后，整理好與這票單子相關(guān)的海運費用、貨代提單信息進行整合后掃描存檔，掃描件發(fā)送至國外。另需將該票單子進行關(guān)閉歸檔。

其他

1.如由貨代安排拖車/進貨代倉庫的并且由貨代安排報關(guān)的貨物，貨代操作應在船公司的免費用箱期內(nèi)安排拖柜，并在免堆期內(nèi)安排進港，避免產(chǎn)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，并做好登記。

2.客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發(fā)生費用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料。

3.提單繕制注意事項：

①提單的內(nèi)容應完整、準確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL’S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO./SEAL NO.,DELIVERY AGNET 等。

②提單表面應清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目，比如件毛體數(shù)據(jù)、品名、船名/航次、箱封號等不可更改。切記報關(guān)單、提單、艙單三單上的品名、件毛體數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)須保持一致。

③客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容(比如船級社、船齡的要求)應與相關(guān)船公司核實確認。

④原則上不能同意客戶倒簽提單的要求。

⑤海運提單原則上歸貨代所有，不能提供給客戶海運提單，出給客戶的提單是由貨代提供(客戶要求出直單的情況除外)。